Interne meldingsprocedure voor AML-verdenkingen in België : van detectie tot CFI-aangifte

Belangrijkste punten

• 1De wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (wet AML) verplicht elke onderworpen entiteit om een geformaliseerd intern kanaal te hebben waarmee elke medewerker een verdenking aan de AMLCO kan melden, zonder rechtstreeks aangifte te hoeven doen bij de CFI.
• 2De interne procedure omvat drie afzonderlijke stappen : de detectie en doormelding door de medewerker, de beoordeling en beslissing door de AMLCO, en de overmaking aan de CFI via goAML als de verzamelde elementen een aangifte van verdenking rechtvaardigen.
• 3De AMLCO moet elke beslissing documenteren, ook de beslissing om geen aangifte te doen : een niet-gedocumenteerde beslissing is onverdedigbaar bij een controle door de NBB, de FSMA of een andere toezichthouder.
• 4Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR), van toepassing vanaf 10 juli 2027, versterkt de eisen inzake formalisering, traceerbaarheid en bescherming van de melder voor alle onderworpen entiteiten van de Europese Unie.
• 5Een verdedigbare interne procedure steunt op drie pijlers : een gedocumenteerd meldingskanaal dat bekend is bij alle medewerkers, een beoordelingsproces door de AMLCO met expliciete analysecriteria, en een bewaring van de beslissingsdossiers gedurende tien jaar.

De ontbrekende schakel tussen cliëntenonderzoek en CFI-aangifte

De meeste Belgische onderworpen entiteiten hebben geïnvesteerd in hun zorgvuldigheidsprocessen : identificatie van de cliënt, verificatie van de uiteindelijke begunstigde, bewaking van transacties. Toch blijft één schakel vaak onvoldoende gedocumenteerd : de interne meldingsprocedure voor verdenkingen, dat wil zeggen het mechanisme dat een medewerker die iets abnormaals vaststelt, in staat stelt dit op een gestructureerde, traceerbare en beschermde manier ter kennis te brengen van de AMLCO.

Deze schakel is echter wettelijk verplicht. Artikel 10 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (wet AML) verplicht onderworpen entiteiten om over een intern meldingskanaal te beschikken dat toegankelijk is voor al hun medewerkers. Het ontbreken ervan, of het louter formele karakter ervan, is een van de meest voorkomende niet-conformiteiten die worden vastgesteld bij inspecties door de Nationale Bank van België (NBB).

Dit artikel beschrijft hoe de interne meldingsprocedure voor AML-verdenkingen in België in drie stappen werkt : de detectie, de beoordeling door de AMLCO, en de beslissing om al dan niet aangifte te doen bij de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).

Stap 1 : detectie en doormelding door de medewerker

Wie kan een melding doen, en op welke grondslag ?

Elke medewerker van de onderworpen entiteit die bij de uitoefening van zijn functies een feit, transactie of klantengedrag vaststelt dat hij niet op bevredigende wijze kan verklaren vanuit zijn kennis van de cliënt of het opgegeven doel van de zakelijke relatie, is gerechtigd een interne melding te doen. Er is geen zekerheid van een vastgestelde verdenking vereist : een redelijke twijfel volstaat.

Artikel 10 van de wet AML organiseert deze meldingsplicht en garandeert dat de medewerker die te goeder trouw meldt, geen civielrechtelijke, strafrechtelijke of disciplinaire aansprakelijkheid oploopt, ook al blijken de overgemaakte elementen onvoldoende te zijn om een aangifte bij de CFI te rechtvaardigen.

Het formaat van de interne melding

Om traceerbaar te zijn, moet de doormelding worden gedocumenteerd. De interne procedure moet preciseren :

• het kanaal dat wordt gebruikt : elektronisch formulier, tool voor meldingsbeheer, beveiligd berichtenverkeer naar de AMLCO (nooit een niet-getraceerd kanaal zoals een mondeling gesprek zonder verslag) ;
• de minimuminformatie die de medewerker moet verstrekken : identiteit van de betrokken cliënt, aard van de verdachte transactie of het verdachte gedrag, datum en bedrag indien van toepassing, contextuele elementen die de verdenking ondersteunen ;
• de bevestiging dat de melding door de AMLCO goed is ontvangen, zodat de medewerker zijn meldingsverplichting als vervuld kan beschouwen.

Stap 2 : beoordeling van de melding door de AMLCO

Het analyseproces

Zodra de AMLCO de melding heeft ontvangen, start hij de beoordeling. Die beoordeling bestaat erin de door de medewerker verstrekte elementen te confronteren met :

• het cliëntenonderzoeksdossier : toegewezen risiconiveau, onderbouwing van de herkomst van de fondsen, aangiftegeschiedenis ;
• de beschikbare informatie over de tegenpartijen, de betrokken rechtsgebieden en de witwastypologieën die de CFI documenteert in haar Vademecum ;
• het risicobeleid en het cliëntacceptatiebeleid van de entiteit, dat specifieke escalatiecriteria kan bevatten (transacties boven een drempelwaarde, tegenpartijen in hoogrisicolanden, enzovoort).

1. 1

   Detectie door de medewerker

   Vaststelling van een feit, transactie of gedrag dat niet verklaard kan worden. De medewerker documenteert de elementen via het intern kanaal.

2. 2

   Melding aan de AMLCO

   Geformaliseerde overmaking via het gedocumenteerde kanaal van de entiteit. Ontvangstbevestiging.

3. 3

   Beoordeling door de AMLCO

   Kruising met het cliëntenonderzoeksdossier, de CFI-typologieën en het risicobeleid. Aanvullend onderzoek indien nodig.

4. 4

   Gedocumenteerde beslissing

   De AMLCO beslist om al dan niet aangifte te doen bij de CFI, en legt zijn beslissing met motivering vast.

5. 5

   Overmaking via goAML (bij aangifte)

   Aangifte van verdenking overgemaakt aan de CFI via het goAML-platform, met bewijsstukken.

6. 6

   Bewaring en afsluiting

   Meldingsdossier bewaard gedurende minimaal tien jaar. Medewerker geïnformeerd over de afsluiting van zijn melding, zonder de beslissing over aangifte te onthullen.

De beslissing : aangifte doen of niet

De beslissing van de AMLCO heeft twee takken die even belangrijk zijn vanuit het oogpunt van de conformiteit.

Als de AMLCO beslist aangifte te doen, bereidt hij de aangifte van verdenking voor en maakt hij die over aan de CFI via goAML, het onlineaangifteplatform van de CFI. Het volledige proces van aangifte bij de CFI wordt besproken in een afzonderlijk artikel : wettelijke termijnen, inhoud van een ontvankelijke aangifte, immuniteit van de aangever.

Als de AMLCO beslist geen aangifte te doen, is ook die beslissing even belangrijk om te documenteren. De motivering moet expliciet zijn : waarom rechtvaardigen de verzamelde elementen geen verdenking gelet op de kennis van de cliënt en zijn economische situatie ? Een gedocumenteerde beslissing tot niet-aangifte is een bewijs van zorgvuldigheid ; het ontbreken van een spoor is een bewijs van het ontbreken van behandeling.

Stap 3 : aangifte bij de CFI en bescherming van het proces

Het principe van het verbod op bekendmaking

Zodra de beslissing om aangifte te doen is genomen, valt de entiteit onder het verbod op bekendmaking (art. 55 van de wet AML). Het is verboden de cliënt, of een derde die hem zou kunnen waarschuwen, in te lichten dat hem betreffende informatie aan de CFI werd overgemaakt of dat een onderzoek loopt. Dit verbod geldt voor de AMLCO, de meldende medewerker en alle personen die van de procedure op de hoogte zijn.

Het afzonderlijk artikel over het verbod op bekendmaking (tipping-off) beschrijft de uitzonderingen die de wet voorziet, met name voor uitwisselingen binnen een groep en mededelingen tussen beroepsgenoten in het kader van gereglementeerde beroepen.

Wat doet de medewerker na de melding ?

De medewerker moet worden geïnformeerd dat zijn melding is behandeld, maar niet over de genomen beslissing (aangifte of niet). Deze scheiding beschermt de integriteit van de procedure en de immuniteit van de entiteit. Tegelijkertijd mag geen enkele disciplinaire maatregel, druk of vergeldingsmaatregel worden getroffen ten aanzien van de medewerker die te goeder trouw heeft gemeld, ook als de verstrekte elementen na beoordeling onvoldoende blijken.

Criterium	Situatie	Verplichting van de AMLCO	Kanaal
Reeds uitgevoerde verrichting	Aangifte zonder onnodige vertraging bij de CFI	goAML
Nog uit te voeren verrichting (vastgestelde verdenking)	Aangifte vóór uitvoering, tenzij uitstel onmogelijk	goAML + dringende interne instructie
Onvoldoende onderbouwde verdenking	Niet-aangifte met gedocumenteerde motivering	Intern dossier bewaard gedurende 10 jaar
Ongegronde melding (na beoordeling)	Gedocumenteerde seponering	Intern dossier bewaard gedurende 10 jaar

Wat de AMLR 2027 versterkt op het vlak van interne procedures

De eis van proportionele formalisering

De verordening (EU) 2024/1624 (AMLR), van toepassing vanaf 10 juli 2027, neemt de eisen van de wet AML inzake interne procedures over en versterkt ze. Artikel 9 verplicht elke onderworpen entiteit om gedocumenteerde beleidslijnen, controles en procedures te hebben, proportioneel aan de aard en de omvang van de entiteit. Artikel 14 verplicht specifiek tot interne meldingskanalen waarmee medewerkers potentiële inbreuken op de AML/CFT-verplichting kunnen rapporteren.

De versterkte bescherming van de melder

De AMLR brengt de bescherming van de medewerker die intern meldt in lijn met die van de richtlijn 2019/1937 betreffende de bescherming van klokkenluiders. Concreet moet de onderworpen entiteit vanaf juli 2027 :

• een beveiligd kanaal handhaven dat de anonimiteit van de melder mogelijk maakt als die dat wenst ;
• elke vergeldingsmaatregel expliciet verbieden, met inbegrip van indirecte maatregelen (functieverandering, ongunstige evaluatie, niet-verlenging van een tijdelijk contract) ;
• de melder binnen een redelijke termijn informeren over het gevolg dat aan zijn melding is gegeven, met inachtneming van het beroepsgeheim.

Het artikel over AML-governance en de rol van de AMLCO in België beschrijft de missies en bevoegdheden van de AMLCO in dit nieuwe reglementaire kader.

Bijwerken en testen van de procedures

De AMLR verplicht ook tot periodieke herziening en het testen van de interne procedures. Een test van de meldingsprocedure kan de vorm aannemen van een fictief scenario dat aan een vrijwillige medewerker wordt voorgelegd, of een incidentsimulatie in het kader van het intern controlprogramma. De testresultaten moeten worden gedocumenteerd en de vastgestelde lacunes moeten worden gecorrigeerd vóór de volgende controlecyclus.

Checklist : elementen van een verdedigbare interne procedure

Interne meldingsprocedure voor verdenkingen : conformiteitscontrole

• Het interne meldingskanaal is gedocumenteerd in de AML-procedure en gecommuniceerd aan alle medewerkers bij hun aanwerving en tijdens periodieke opleidingen.

• Het formulier of de tool voor doormelding verzamelt de vereiste minimuminformatie : identiteit van de cliënt, aard van het verdachte feit, datum, bedrag, context.

• Elke ontvangen melding wordt geregistreerd in een traceerbaar register of tool, met de ontvangstdatum en het toegewezen dossiernummer.

• De AMLCO beoordeelt elke melding door de elementen te kruisen met het cliëntenonderzoeksdossier en de CFI-typologieën, en documenteert zijn beslissing (aangifte of niet) met expliciete motivering.

• Bij aangifte wordt de overmaking via goAML zonder onnodige vertraging gedaan en wordt de CFI-referentie bewaard in het dossier.

• Bij niet-aangifte wordt de motivering vastgelegd en het dossier tien jaar bewaard.

• De meldende medewerker wordt geïnformeerd over de afsluiting van zijn melding zonder de beslissing over aangifte te onthullen.

• De procedure wordt minstens eenmaal per jaar getest in het kader van het intern controlprogramma, en de resultaten worden gedocumenteerd.

• Er worden geen vergeldingsmaatregelen getroffen tegen een medewerker die te goeder trouw meldt : de procedure stelt dit uitdrukkelijk.

Meer informatie

De interne meldingsprocedure is slechts één schakel in het globale systeem. De volgende artikelen behandelen de bovenstrooms en benedenstrooms gelegen stappen :

• Aangifte van verdenking bij de CFI : procedure, goAML en termijnen in 2026 : de volledige gids voor de externe overmaking, de inhoud van een ontvankelijke aangifte en de immuniteit van de aangever.
• Verbod op bekendmaking AML in België : de tipping-off en zijn uitzonderingen : wat de entiteit al dan niet mag zeggen eenmaal de beslissing tot aangifte is genomen.
• AML-governance en complianceverantwoordelijke AMLCO in België : de missies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de AMLCO onder de AMLR 2027.
• AML-opleiding van personeel in België : wettelijke verplichting en conform programma : hoe u medewerkers opleidt in de detectie van alarmsignalen en het gebruik van het intern kanaal.

Veelgestelde vragen

Wat is een interne meldingsprocedure voor AML-verdenkingen ?

Het is het formele protocol dat beschrijft hoe een medewerker van een onderworpen entiteit een feit of transactie die hem verdacht lijkt ter kennis moet brengen van de AMLCO. De procedure omvat de meldingskanalen, interne termijnen, documentatieformaat, het beslissingsproces van de AMLCO en de voorwaarden voor aangifte bij de CFI. De wet van 18 september 2017 (art. 10) verplicht elke onderworpen entiteit om over een dergelijk intern meldingskanaal te beschikken.

Wie kan een interne melding van verdenking doen ?

Elke medewerker van de onderworpen entiteit die bij de uitoefening van zijn functies een transactie, situatie of klantengedrag vaststelt dat wijst op een risico van witwassen van geld of financiering van terrorisme. De interne procedure moet de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder ten aanzien van derden garanderen, en geen druk of vergeldingsmaatregel kan worden uitgeoefend tegen een medewerker die te goeder trouw meldt.

Wat is de rol van de AMLCO bij de behandeling van een interne melding ?

De AMLCO ontvangt de melding, beoordeelt ze door de verstrekte elementen te kruisen met het cliëntenonderzoeksdossier en het risicobeleid van de entiteit, en beslist of de elementen een aangifte bij de CFI rechtvaardigen. Hij moet zijn beslissing documenteren, of er al dan niet een aangifte wordt gedaan. Bij aangifte zendt hij die via goAML in. Bij niet-aangifte legt hij de reden vast en bewaart hij de documentatie gedurende de wettelijke termijn.

Binnen welke termijn moet de AMLCO een melding behandelen en desgevallend aan de CFI overmaken ?

De wet AML verplicht de overmaking aan de CFI 'zonder ongerechtvaardigde vertraging'. Voor nog uit te voeren verrichtingen gaat de aangifte vooraf aan de uitvoering als de entiteit vermoedt dat de verrichting betrekking heeft op vermogen van onwettige herkomst. De wet stelt geen cijfermatige interne termijn, maar de goede praktijken bevelen een AMLCO-behandeling binnen 48 uur aan voor courante gevallen en een onmiddellijke reactie voor urgente of hoogrisicosituaties.

Wijzigt de AMLR 2027 de verplichtingen inzake de interne meldingsprocedure ?

Ja. Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR), van toepassing vanaf 10 juli 2027, verplicht alle onderworpen entiteiten om gedocumenteerde interne beleidslijnen en procedures te hebben (art. 9) alsook specifieke interne meldingskanalen voor medewerkers (art. 14). Die kanalen moeten geformaliseerd, toegankelijk, vertrouwelijk en proportioneel aan de omvang van de entiteit zijn. De AMLR versterkt ook de bescherming van medewerkers die te goeder trouw melden, in lijn met de Europese klokkenluidersrichtlijn (2019/1937).

Hoe beschermt u de medewerker die intern een verdenking meldt ?

De wet AML verbiedt elke bedreiging, druk, vijandig optreden of discriminatie ten aanzien van een medewerker die een interne melding te goeder trouw doet. De entiteit moet de vertrouwelijkheid van zijn identiteit waarborgen. De AMLR 2027 versterkt deze bescherming en breidt ze uit tot medewerkers van indirect onder toezicht staande entiteiten.