AML-inspectie van de NBB in België: uw onderworpen entiteit voorbereiden

Belangrijkste punten

• 1De NBB is de AML-toezichthouder voor kredietinstellingen, betalingsinstellingen, instellingen voor elektronisch geld en levensverzekeringsondernemingen in België; haar on-site inspecties zijn onderscheiden van de zelfbeoordelingsvragenlijst en kunnen leiden tot administratieve sancties.
• 2Een inspectie volgt een gestructureerd proces: voorafgaande kennisgeving met documentenlijst, analyse op afstand, bezoek ter plaatse met gesprekken, voorlopig verslag met tegensprekelijke reactietermijn, vervolgens definitief verslag met aanbevelingen of sancties.
• 3De NBB onderzoekt prioritair het cliëntenacceptatiebeleid, de risicokaart, de kwaliteit van de KYC-dossiers, de traceerbaarheid van beslissingen inzake verscherpte waakzaamheid, het personeelsopleidingsprogramma en de meldingsprocedures voor verdachte transacties.
• 4Het ontbreken van documentatie is op zichzelf al een alarmsignaal: een goed opgezet maar ongedocumenteerd AML-dispositief wordt bij een controle behandeld als een gebrekkig dispositief; de verdedigbaarheid van de aanpak berust op schriftelijke sporen, niet op intenties.
• 5De AMLR (Verordening EU 2024/1624), van toepassing vanaf 10 juli 2027, zal de criteria uniformiseren die de NBB toepast in haar inspecties; wie die afstemming nu al anticipeert, beschermt de entiteit bij de eerste controles na 2027.

Een AML-inspectie van de NBB in België ontvangen is een situatie waarmee elke onderworpen entiteit kan worden geconfronteerd. Minder dan twaalf maanden voor de inwerkingtreding van de AMLR intensiveert de Nationale Bank van België haar toezichtsactiviteiten: de zelfbeoordelingsvragenlijsten worden grondiger geanalyseerd, en entiteiten waarvan de beoordeling lacunes in hun dispositief aan het licht brengt, worden grondig geïnspecteerd.

De druk is bijzonder voelbaar in de sectoren waar eerdere controles terugkerende zwaktes hebben blootgelegd: cliëntenacceptatiebeleid dat al jaren niet meer is bijgewerkt, onvolledige of slecht gedocumenteerde KYC-dossiers, opleidingsprogramma's zonder traceerbaarheid. Deze gids beschrijft het verloop van een AML-inspectie van de NBB, de controlepunten die de inspecteurs prioritair onderzoeken, en de concrete maatregelen die uw entiteit kan nemen om de verdedigbaarheid van haar dispositief aan te tonen.

Door de NBB gecontroleerde entiteiten voor AML

De wet van 18 september 2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna "WG/FT-wet") bepaalt de verdeling van de toezichtsbevoegdheden tussen de NBB en de FSMA. Uw toezichthouder kennen is de eerste vereiste: verwarring hierover zou uw reactie vertragen bij een kennisgeving.

Criterium	Categorie van entiteit	AML-toezichthouder	Voornaamste rechtsgrondslag
Kredietinstellingen (banken)	NBB	WG/FT-wet + bankenwet
Betalingsinstellingen (BI)	NBB	WG/FT-wet + wet van 11.03.2018
Instellingen voor elektronisch geld (IEG)	NBB	WG/FT-wet + wet van 11.03.2018
Levensverzekeringsondernemingen	NBB	WG/FT-wet + wet van 13.03.2016
Verzekeringstussenpersonen	FSMA	WG/FT-wet + wet van 04.04.2014
Bepaalde portefeuillebeheervennootschappen en beheerders	FSMA	WG/FT-wet + sectorale wetgeving
Notarissen, accountants, advocaten, bedrijfsrevisoren	Sectorale beroepsorganisaties	WG/FT-wet + sectorale regels

Als uw entiteit in de NBB-kolom staat, is het de NBB die de on-site AML-inspecties uitvoert en de bevoegdheid heeft om administratieve sancties op te leggen bij tekortkomingen. Voor gereglementeerde vrije beroepen (notarissen, advocaten, accountants, bedrijfsrevisoren) wordt het toezicht verzekerd door de sectorale beroepsautoriteiten, volgens een afzonderlijk regime.

Typisch verloop van een AML-inspectie van de NBB

De NBB voert twee soorten AML-controles uit: planmatige inspecties op basis van een jaarlijks toezichtsprogramma, en thematische sectorcontroles gericht op een specifiek risico dat op sectorniveau is vastgesteld. Beide volgen een gestructureerd proces in vijf fasen.

1. 1

   Kennisgeving en documentenlijst

   Enkele weken voor het bezoek

   De NBB stelt de entiteit op de hoogte via een officieel schrijven met het voorwerp, de reikwijdte en de geplande data van de inspectie. Tegelijkertijd bezorgt ze een lijst van voor te bereiden documenten: intern beleid, risicokaart, geformaliseerde procedures, geselecteerde cliëntendossiers en activiteitsrapporten van de AMLCO. In bepaalde situaties met hoog risico kan de NBB handelen zonder voorafgaande kennisgeving.

2. 2

   Documentaire fase op afstand

   Voor het bezoek ter plaatse

   De entiteit bezorgt de gevraagde documenten aan de NBB-inspecteurs binnen de gestelde termijn. Die analyseren ze om risicogebieden te identificeren, bijkomende vragen te formuleren en de gesprekken ter plaatse voor te bereiden. De kwaliteit en volledigheid van het documentaire antwoord beïnvloeden rechtstreeks de aard van de vragen tijdens het bezoek.

3. 3

   Bezoek ter plaatse en gesprekken

   Doorgaans 2 tot 5 werkdagen

   De inspecteurs begeven zich naar de lokalen van de entiteit. Ze onderzoeken bijkomende cliëntendossiers, testen de coherentie tussen de schriftelijke procedures en de werkelijke praktijk, en voeren gesprekken met de AMLCO, de compliance officer, de leden van het leidinggevend orgaan en operationele medewerkers naargelang de behoeften.

4. 4

   Voorlopig verslag en tegensprekelijke termijn

   Na het bezoek

   De NBB bezorgt een voorlopig verslag met haar bevindingen, gerangschikt naar ernst. De entiteit beschikt over een vastgestelde termijn om haar opmerkingen te formuleren en nieuwe elementen aan te brengen. Deze tegensprekelijke termijn is een essentieel procedureel recht: een omstandig antwoord kan de NBB ertoe brengen een bevinding te herkwalificeren of de ernst van de voorziene maatregel te verzachten.

5. 5

   Definitief verslag en vervolg

   Variabel naargelang de complexiteit

   De NBB stelt een definitief verslag op dat de opmerkingen van de entiteit integreert. Het vervolg varieert van aanbevelingen met een implementatietermijn tot een administratieve geldboete, naargelang de ernst en de aanhoudendheid van de tekortkomingen. De beslissing wordt aan de entiteit meegedeeld en in bepaalde gevallen openbaar gemaakt.

De prioritaire controlepunten van de NBB

AML-inspecties van de NBB concentreren zich op een reeks domeinen die zowel de vereisten van de WG/FT-wet als de meest frequent vastgestelde lacunes bij eerdere controles weerspiegelen.

Cliëntenacceptatiebeleid en risicokaart

Het eerste onderzochte punt is het cliëntenacceptatiebeleid (CAB). De inspecteurs verifiëren of het is geformaliseerd in een door het leidinggevend orgaan goedgekeurd document, of het de aanvaardbare cliëntencategorieën en die waarvoor verscherpte waakzaamheid geldt bepaalt, en of het is bijgewerkt om rekening te houden met de evolutie van het risicoprofiel van de entiteit.

De risicokaart krijgt bijzondere aandacht: die moet de producten, distributiekanalen en geografische zones weerspiegelen die de entiteit werkelijk gebruikt, niet een generieke lijst die van een sectormodel is overgenomen. Een betalingsinstelling die actief is in grensoverschrijdende overschrijvingen naar hoge-risico-landen en een risicokaart voorlegt zonder vermelding van die blootstelling, zal worden beschouwd als een entiteit die haar risico's niet werkelijk heeft geanalyseerd.

Kwaliteit van de KYC-dossiers en traceerbaarheid van beslissingen

De inspecteurs selecteren een steekproef van cliëntendossiers, doorgaans gericht op cliënten met hoog risico, politiek prominente personen (PEP's) of langdurige zakelijke relaties. Voor elk dossier verifiëren ze de aanwezigheid van de vereiste identificatie-elementen, de coherentie tussen het toegekende risicoprofiel en de toegepaste waakzaamheidsmaatregelen, en de traceerbaarheid van de genomen beslissingen.

De traceerbaarheid van beslissingen is een systematisch aandachtspunt: als een cliënt met hoog risico na een herclassificering in de portefeuille is gehouden, moeten de beslissing en haar motieven in het dossier staan vermeld met de datum en de naam van de verantwoordelijke die de goedkeuring heeft gegeven. Het ontbreken van deze traceerbaarheid wordt als een tekort in de governance van het dispositief beschouwd, zelfs als de beslissing zelf inhoudelijk correct was. Voor een volledige methodologie voor de opbouw van KYC-dossiers, raadpleeg onze gids over de KYC-methodologie en due diligence in België.

Personeelsopleidingsprogramma

De WG/FT-wet verplicht onderworpen entiteiten om hun personeel op te leiden in de detectie en melding van verdachte verrichtingen. De NBB controleert drie dimensies: de inhoud van de opleiding, afgestemd op de specifieke risico's van de entiteit en niet op een generiek curriculum; de frequentie, ten minste jaarlijks voor medewerkers die aan het AML-risico zijn blootgesteld; en de traceerbaarheid, met aanwezigheidslijsten, attesten of voltooiingsbewijzen voor online opleidingen.

Procedures voor meldingen van verdachte verrichtingen

De NBB beoordeelt of de entiteit beschikt over duidelijke interne procedures voor de melding van verdachte verrichtingen aan de AMLCO, en van die aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) via het platform goAML. De inspecteurs onderzoeken de registers van verrichte meldingen, de gemotiveerde beslissingen om niet te melden, en de modaliteiten voor de naleving van het verbod op tipping-off jegens de betrokken cliënt. Voor de procedurele details van de CFI-melding, zie onze gids over de melding van verdachte verrichtingen aan de CFI in België.

Bewaring van dossiers en auditspoor

De wettelijke bewaartermijn bedraagt tien jaar te rekenen vanaf het einde van de zakelijke relatie of de datum van de verrichting, overeenkomstig artikel 60 van de WG/FT-wet. De NBB controleert of deze termijn correct wordt toegepast en of de documenten binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn. Een ongestructureerd archiveringssysteem, zelfs als de documenten ergens bestaan, voldoet niet aan de regelgevende vereiste.

Het inspectiedor samenstellen: de onmisbare elementen

De voorbereiding van een AML-inspectie begint ruim vóór de kennisgeving. Een gestructureerd en regelmatig bijgewerkt dossier maakt het mogelijk om te antwoorden op documentaire verzoeken binnen de termijnen, de nalevingscultuur van de entiteit aan te tonen, en de tijd die aan de documentaire fase wordt besteed aanzienlijk te verminderen.

Prioritaire documenten voor een NBB AML-inspectie

• Cliëntenacceptatiebeleid: door het leidinggevend orgaan goedgekeurde versie, gedateerd, ondertekend en niet ouder dan twee jaar

• Bijgewerkte risicokaart die de werkelijke producten, distributiekanalen en geografische zones van de entiteit weerspiegelt

• Procedures voor standaard, vereenvoudigde en verscherpte waakzaamheid, met gedocumenteerde activeringsdrempels

• Register van beslissingen inzake verscherpte waakzaamheid voor cliënten met hoog risico, met getraceerde hiërarchische goedkeuringen

• Jaarlijks AML-opleidingsplan en uitvoeringsbewijzen: attesten, aanwezigheidsregisters of online voltooiingsbevestigingen

• Meest recent activiteitsrapport van de AMLCO, voorgelegd aan het leidinggevend orgaan en neergelegd in een notulen

• Interne meldingsprocedures voor verdachte verrichtingen en register van beslissingen om al dan niet te melden bij de CFI

• KYC-dossiers van een representatieve steekproef van cliënten, inclusief cliënten met hoog risico en PEP's indien de entiteit die heeft

• Register van documentbewaring met de toegepaste termijnen (tien jaar op grond van artikel 60 van de WG/FT-wet)

• Groeps-AML-beleid als de entiteit deel uitmaakt van een groep, met de gedocumenteerde communicatiemechanismen

Het wordt aanbevolen deze documenten te organiseren in een coherente classeerstructuur en een bijgewerkte index bij te houden. Bij een inspectie telt de capaciteit om snel een gevraagd document te vinden even zwaar als het bestaan ervan: documentatie die niet binnen de gestelde termijn kan worden gevonden, wordt behandeld als ontbrekende documentatie.

De tegensprekelijke fase en het vervolg van een inspectie

Het door de NBB na het bezoek bezorgde voorlopige verslag bevat de bevindingen gerangschikt naar ernst en de aanbevelingen voor naleving. De entiteit beschikt over een termijn om haar opmerkingen te formuleren, nieuwe elementen aan te brengen, of aan te tonen dat corrigerende maatregelen in de tussentijd zijn genomen.

Deze tegensprekelijke fase is strategisch belangrijk. Een omstandig antwoord dat aantoont dat een bevinding het gevolg is van een feitelijk misverstand of dat er al corrigerende maatregelen zijn genomen, kan de NBB ertoe brengen haar conclusies te herkwalificeren of te verzachten. Daarentegen is een antwoord dat de bevindingen betwist zonder concrete nieuwe elementen aan te brengen, zelden productief en kan het worden opgevat als een gebrek aan medewerking.

Het vervolg van een NBB AML-inspectie is onderverdeeld in verschillende niveaus naargelang de ernst en de aanhoudendheid van de tekortkomingen.

Criterium	Soort vervolg	Typische voorwaarden	Effect op de entiteit
Aanbevelingen met termijn	Documentaire lacunes, onvolledige procedures	Vaste nalevingstermijn; gepland follow-up
Formele waarschuwing	Significante of herhaalde tekortkomingen	Vermelding in het toezichtsdossier; verhoogd toekomstig toezicht
Geldboete	Flagrante schendingen van de WG/FT-wet	Bedrag tot 5.000.000 EUR of 10% van de omzet voor rechtspersonen
Publicatie van de beslissing	Openbaar belang of hoge ernst	Reputatieschade; verplichte communicatie aan derden

De publicatie van sanctiebeslissingen, met de naam van de betrokken entiteit, vormt een name and shame-mechanisme dat is voorzien door de Europese AML-richtlijnen. Voor entiteiten waarvoor reputatie een centraal actief is, maakt dit risico het des te belangrijker om de inspectie aan te vatten met een verdedigbaar dispositief.

Naarmate de AMLR zijn toepassingsdatum van 10 juli 2027 nadert, beginnen NBB-inspecties anticiperende elementen te integreren: entiteiten worden aangemoedigd om hun intern beleid af te stemmen op de door de Autoriteit voor de bestrijding van het witwassen van geld (AMLA) gepubliceerde technische reguleringsnormen (RTS), zelfs vóór hun verplichte toepassing. De Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR) is integraal raadpleegbaar op EUR-Lex. Ons artikel over het AMLR-transitieplan 2027 in België beschrijft de stappen van deze afstemming.

Meer informatie

De voorbereiding op een AML-inspectie maakt deel uit van een globale AML-governance. Voor een diepere analyse van de componenten die de NBB prioritair onderzoekt:

• Periodieke AML-vragenlijst van de NBB in België: het zelfbeoordelingsinstrument dat vaak aan een beslissing tot on-site inspectie voorafgaat
• AML-governance en rol van de AMLCO in België: de verantwoordelijkheden van de AMLCO die de NBB controleert
• AML-opleiding van personeel in België: wettelijke verplichtingen en door de regelgever verwachte traceerbaarheid
• Verscherpte waakzaamheid (EDD) in België: activeringsdrempels en documentatie die inspecteurs onderzoeken

Veelgestelde vragen

Welke entiteiten inspecteert de NBB voor AML in België?

De NBB is de AML-toezichthouder voor kredietinstellingen, betalingsinstellingen, instellingen voor elektronisch geld en levensverzekeringsondernemingen die onder de WG/FT-wet vallen. De FSMA houdt toezicht op verzekeringstussenpersonen, bepaalde portefeuillebeheervennootschappen en andere afzonderlijke categorieën die zijn vastgelegd in de WG/FT-wet.

Is een NBB-inspectie hetzelfde als de jaarlijkse AML-vragenlijst?

Neen. De periodieke AML-vragenlijst is een zelfbeoordelingsinstrument op afstand dat de NBB gebruikt om sectorrisico's in kaart te brengen en potentieel tekortschietende entiteiten te identificeren. Een on-site inspectie is een grondig onderzoek door NBB-inspecteurs met toegang tot dossiers, systemen en personeel. Ze kan leiden tot formele aanbevelingen of administratieve sancties, terwijl de vragenlijst alleen een beoordelingsresultaat oplevert.

Hoe lang van tevoren verwittigt de NBB van een inspectie?

In de meeste gevallen stelt de NBB de entiteit meerdere weken van tevoren op de hoogte via een officieel schrijven met een lijst van voor te bereiden documenten. In bepaalde situaties met hoog risico kan de NBB een controle uitvoeren met een zeer korte of geen voorafgaande kennisgeving. Goed voorbereide entiteiten moeten hun volledige documentatiedossier op elk moment kunnen voorleggen.

Welke documenten voor te bereiden vóór een AML-inspectie van de NBB?

De prioritaire documenten zijn: het door het leidinggevend orgaan goedgekeurde cliëntenacceptatiebeleid, een actuele risicokaart, de procedures voor waakzaamheid (standaard, vereenvoudigd en verscherpt), bewijzen van personeelsopleiding (attesten, aanwezigheidsregisters), KYC-dossiers van een steekproef van cliënten, registers van beslissingen inzake verscherpte waakzaamheid, en activiteitsrapporten van de AMLCO.

Welke sancties kan de NBB opleggen na een AML-inspectie?

Na een inspectie kan de NBB aanbevelingen met een implementatietermijn sturen, een formele waarschuwing uitspreken of administratieve geldboeten opleggen. Voor rechtspersonen voorziet de WG/FT-wet in sancties van maximaal 5.000.000 EUR of 10% van de totale jaaromzet, naargelang het hoogste bedrag. De NBB kan ook dwangsommen per dag opleggen bij aanhoudende niet-naleving.

Wijzigt de AMLR de inspectiemaatstaven van de NBB?

De AMLR (Verordening EU 2024/1624), van toepassing vanaf 10 juli 2027, zal de criteria voor cliëntenwaakzaamheid, risicobeheer en AML-governance op EU-niveau harmoniseren. NBB-inspecties die na die datum worden uitgevoerd, zullen op deze geüniformiseerde criteria zijn gebaseerd. Entiteiten die hun intern beleid nu al afstemmen op de AMLR zullen in een betere positie zijn bij de eerste controles na 2027.