Screening des collaborateurs AML en Belgique : fiabilité du personnel et obligations 2027

Belangrijkste punten

• 1L'article 9 de la loi LBC/FT du 18 septembre 2017 impose aux entités assujetties belges de n'employer que des collaborateurs remplissant des conditions d'honorabilité, et de maintenir cette vérification tout au long de la relation de travail.
• 2L'honorabilité couvre l'absence de condamnation pénale pour des infractions spécifiées (emprisonnement sans sursis d'au moins six mois, amende d'au moins 2 500 euros pour infraction AML) et l'absence de faillite non réhabilitée.
• 3Le screening doit être différencié selon le niveau d'exposition au risque : AMLCO et direction effective en premier rang, collaborateurs en contact client et analystes en second rang.
• 4Le RGPD n'interdit pas le traitement de données issues du casier judiciaire pour les fonctions AML : la réglementation sectorielle constitue un fondement légal reconnu, à condition de respecter le principe de proportionnalité.
• 5Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable dès le 10 juillet 2027, harmonise ces exigences à l'échelle de l'UE et renforce les attentes en matière de documentation du processus.

Pourquoi le screening des collaborateurs AML est une obligation, pas une option

Dans la plupart des entités assujetties, le screening des collaborateurs AML est traité comme une rubrique administrative : une case à cocher lors de l'embauche, souvent déléguée aux ressources humaines sans lien explicite avec les obligations LBC/FT. La réalité légale est différente.

L'article 9 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (loi LBC/FT) formule une obligation de résultat : les entités assujetties doivent employer uniquement des collaborateurs remplissant des conditions d'honorabilité, et s'assurer que ces conditions restent remplies tout au long de la relation de travail. Il ne s'agit donc pas d'un screening ponctuel à l'embauche, mais d'une surveillance continue.

La Banque nationale de Belgique (BNB) et la FSMA vérifient, lors de leurs inspections, que ce processus est formalisé, documenté et proportionné au profil de risque de l'entité. Une absence de procédure écrite, ou une procédure qui ne couvre que l'AMLCO et ignore les chargés de clientèle, constitue une non-conformité susceptible d'être sanctionnée indépendamment de tout incident de blanchiment constaté.

Le cadre légal du screening des collaborateurs AML en Belgique

Ce que la loi LBC/FT 2017 impose

La loi du 18 septembre 2017 définit à son article 9 les conditions d'honorabilité auxquelles les collaborateurs concernés doivent répondre. Une personne ne remplit pas ces conditions si elle est privée de ses droits civils et politiques, a été déclarée en faillite sans avoir obtenu la réhabilitation, ou a encouru en Belgique ou dans un autre État membre de l'Union européenne une peine criminelle, une peine d'emprisonnement sans sursis d'au moins six mois pour certaines catégories d'infractions, ou une amende pénale d'au moins 2 500 euros pour infraction à la législation LBC/FT.

Ces critères s'appliquent non seulement à l'embauche, mais pendant toute la durée de la relation de travail. L'entité doit mettre en place un mécanisme permettant de détecter tout changement de situation susceptible d'affecter l'honorabilité d'un collaborateur.

Pour l'AMLCO et les dirigeants effectifs, la loi ajoute des conditions de compétence : expertise adéquate, connaissance du cadre légal et réglementaire belge en matière de LBC/FT, disponibilité suffisante et pouvoir hiérarchique approprié. Ces exigences combinées de compétence et d'honorabilité sont vérifiées par la BNB ou la FSMA lors de la prise de fonction et peuvent faire l'objet de demandes de justification lors des contrôles ultérieurs.

Ce que l'AMLR 2024/1624 ajoute dès 2027

Le règlement (UE) 2024/1624, dit AMLR, s'appliquera directement dans l'ensemble des États membres à partir du 10 juillet 2027, sans transposition nationale préalable. Il harmonise et renforce les exigences de fiabilité du personnel sur plusieurs points. Les collaborateurs exerçant des fonctions de conformité AML (y compris les fonctions de contrôle de second niveau) devront répondre à des critères de fiabilité appropriés à leurs fonctions. Les entités devront en outre pouvoir démontrer l'effectivité de leur processus de vérification lors d'un audit, ce qui implique la tenue de registres documentés.

Les normes techniques de réglementation (RTS) publiées par l'Autorité de lutte contre le blanchiment (AMLA) préciseront les modalités pratiques, notamment pour les entités transfrontalières.

Quels collaborateurs screener et à quel niveau

L'obligation ne s'applique pas uniformément à l'ensemble du personnel. Une approche proportionnée distingue trois niveaux d'exposition, qui doivent être définis dans la politique interne de l'entité.

Criterium	Niveau	Profils concernés	Étendue du screening	Fréquence
Niveau 1 : fonctions sensibles	AMLCO, dirigeants effectifs, membres du CA ayant des responsabilités AML	Honorabilité + compétence + casier judiciaire + vérifications professionnelles	Avant prise de fonction, puis annuel
Niveau 2 : fonctions exposées	Chargés de clientèle, analystes risque, instructeurs de déclarations de soupçon	Honorabilité + références professionnelles + casier judiciaire si justifié	À l'embauche, puis lors d'un changement de poste
Niveau 3 : accès aux données KYC	Back-office, informatique, sous-traitants accédant aux dossiers clients	Honorabilité + références professionnelles	À l'embauche

La définition de ces niveaux doit figurer dans la politique de gestion des ressources humaines AML (ou dans la politique de conformité générale) et être revue lors de chaque mise à jour de la cartographie globale des risques, conformément aux obligations d'évaluation globale des risques AML.

Les vérifications autorisées : entre obligation réglementaire et RGPD

Ce que le RGPD permet pour les entités assujetties

En Belgique, le traitement de données issues du casier judiciaire est en principe soumis à des conditions strictes (article 10 du RGPD, mis en oeuvre par la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel). La réglementation sectorielle AML constitue cependant un fondement légal reconnu pour ce type de traitement, à condition de respecter trois contraintes.

La première est la proportionnalité : la vérification doit être limitée aux fonctions réellement exposées aux risques AML (niveaux 1 et 2 de la cartographie ci-dessus). La deuxième est la transparence : la politique de confidentialité à destination des collaborateurs et candidats doit mentionner cette démarche, ses finalités et sa base légale. La troisième porte sur la durée de conservation : le document issu du casier judiciaire ne peut être conservé au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la décision de recrutement ou à la justification d'une décision de screening périodique.

Checklist des vérifications permises pour les fonctions AML

Vérifications autorisées selon le niveau de risque du poste

• Demande d'extrait de casier judiciaire (modèle 595, modèle de base délivré lorsque les modèles 596-1 et 596-2 ne s'appliquent pas) auprès du SPF Justice, avec information préalable du candidat

• Vérification des références professionnelles auprès des employeurs précédents (limiter aux données factuelles : durée, fonctions, absence d'incident disciplinaire lié à l'intégrité)

• Contrôle de l'authenticité des diplômes et certifications professionnelles déclarés

• Recherche de sanctions professionnelles publiques (FSMA, BNB, OVB, IRE) pour les professions réglementées

• Screening sur les listes de sanctions internationales (UE, OFAC) pour tout collaborateur accédant à des données clients

• Vérification limitée des informations volontairement rendues publiques sur les réseaux professionnels (LinkedIn, profils sectoriels)

Mettre en oeuvre le processus de screening en pratique

Les quatre étapes d'un processus de fiabilité conforme

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   Avant l'offre d'emploi : définir le niveau de screening

   Phase préparatoire

   La description de poste précise le niveau d'exposition au risque AML et la liste des vérifications qui seront conduites. Cette information est communiquée aux candidats dès la publication de l'offre, conformément à l'obligation de transparence du RGPD.

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   À l'embauche : conduire les vérifications et documenter

   Avant la prise de fonction

   Les vérifications prévues sont réalisées avant la prise de fonction effective (ou dans les premières semaines pour les postes à pourvoir rapidement). Chaque résultat est consigné dans un registre de screening interne avec la date, le type de vérification et la conclusion. Le casier judiciaire est analysé puis écarté sans archivage.

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   Pendant la période d'essai : formation et premier bilan de fiabilité

   Mois 1 à 6

   La formation initiale AML obligatoire est dispensée. À l'issue de la période d'essai, l'AMLCO ou le responsable hiérarchique valide formellement la conformité du profil avec les exigences de fiabilité de la fonction.

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   Surveillance continue : screening périodique et gestion des incidents

   Annuel ou sur événement

   Le registre de screening est mis à jour annuellement pour les niveaux 1 et 2, ou immédiatement lors d'un événement déclencheur (condamnation pénale, procédure disciplinaire, signalement interne). Tout changement de situation est traité comme un risque de fiabilité à réévaluer.

Quand un incident de fiabilité est détecté

Si une vérification révèle qu'un collaborateur ne remplit plus les conditions d'honorabilité requises, l'entité doit informer l'AMLCO immédiatement afin d'évaluer l'impact sur les dossiers gérés par ce collaborateur. L'accès aux données clients et aux outils AML doit être suspendu dans l'attente de la décision des ressources humaines. L'événement est documenté dans le registre de screening et, le cas échéant, dans le registre des incidents AML.

Si la personne concernée est l'AMLCO lui-même ou un dirigeant effectif, la notification du superviseur (BNB ou FSMA) s'impose conformément aux exigences applicables. La détection et la gestion correcte d'un incident de fiabilité démontrent la robustesse du dispositif : le régulateur y verra un signe de maturité de la gouvernance AML, non une défaillance.

Pour aller plus loin

Le screening des collaborateurs s'inscrit dans un dispositif de gouvernance AML plus large. Consultez nos articles complémentaires :

• Responsable conformité AML (AMLCO) en Belgique : missions et AMLR 2027 : le rôle de l'AMLCO dans la surveillance de la fiabilité du personnel.
• Formation du personnel AML en Belgique : obligation légale et programme conforme : comment articuler screening et formation dans votre programme AML.
• Contrôle interne AML en Belgique : programme de tests et audit interne : intégrer le suivi de la fiabilité du personnel dans vos tests de contrôle interne.
• Lanceurs d'alerte AML en Belgique : obligations, protection et canaux de signalement : ce que vos collaborateurs peuvent signaler et comment les protéger.

Veelgestelde vragen

Le screening des collaborateurs AML est-il une obligation légale en Belgique ?

Oui. L'article 9 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (loi LBC/FT) impose aux entités assujetties de n'employer que des membres du personnel remplissant des conditions d'honorabilité, et de veiller au maintien de ces conditions tout au long de la relation de travail.

Quelles sont les conditions d'honorabilité requises par la loi LBC/FT ?

La loi exige que les collaborateurs concernés ne soient pas privés de leurs droits civils et politiques, n'aient pas été déclarés en faillite sans réhabilitation, et n'aient pas fait l'objet d'une peine criminelle, d'une peine d'emprisonnement sans sursis d'au moins six mois, ou d'une amende pénale d'au moins 2 500 euros pour infraction à la loi LBC/FT, en Belgique ou dans un autre État membre de l'UE.

Peut-on consulter le casier judiciaire d'un candidat pour vérifier son honorabilité AML ?

Oui, sous conditions. La réglementation AML constitue un fondement légal reconnu permettant de traiter des données relatives au casier judiciaire (art. 10 du RGPD et cadre belge d'exception sectorielle). L'entité doit limiter la demande aux fonctions réellement exposées aux risques AML, mentionner cette démarche dans sa politique de confidentialité RH, et ne pas conserver le document au-delà de la durée nécessaire à la décision de recrutement.

Quels collaborateurs sont prioritairement concernés par l'obligation de screening ?

Au premier rang : l'AMLCO, les dirigeants effectifs et les membres du conseil d'administration ayant des responsabilités AML. Au second rang : les chargés de clientèle, analystes de risques et collaborateurs qui identifient les clients, évaluent les risques ou instruisent les déclarations de soupçon. Le screening est également recommandé pour tout nouveau collaborateur accédant aux dossiers KYC.

Que change l'AMLR 2024/1624 pour le screening des collaborateurs ?

Le règlement (UE) 2024/1624, applicable à partir du 10 juillet 2027, harmonise à l'échelle européenne les exigences de fiabilité du personnel des entités assujetties. Il clarifie que les collaborateurs chargés de fonctions de conformité AML doivent répondre aux mêmes critères de fiabilité que la direction effective, et que les entités doivent pouvoir démontrer l'effectivité de leur processus de vérification lors d'un audit.