0108Aan de slag

Vier stappen voor uw eerste dossier.

Reken op een twintig minuten voor een kantoor dat zijn organigram kent. Niets is definitief: de sector, de rollen en de leden wijzigt u nadien in de instellingen.

01Installatie

Van het aanmaken van het account tot het eerste dossier.

Stap 01

De organisatie aanmaken

Een persoonlijk account, daarna een organisatie die uw onderworpen entiteit draagt. Voer uw ondernemingsnummer in: de KBO-fiche vult de naam, de rechtsvorm en de zetel vooraf in, zodat de wettelijke gegevens niet uit een manuele invoer komen.

Ondernemingsnummer, daarna nazicht van de vooraf ingevulde KBO-fiche.
Categorie van onderworpen entiteit: die bepaalt de risicovragenlijst van al uw dossiers.
Eén organisatie per rechtspersoon, niet per kantoor of per vennoot.

Stap 02

Het team uitnodigen

De uitnodigingen vertrekken per e-mail vanuit de instellingen, onderdeel Team. Elk lid komt binnen met een rol, en de rol bepaalt eerst wat iemand ziet en pas daarna wat iemand mag doen.

Eén uitnodiging per beroepsadres, op elk moment intrekbaar.
De rol wijzigt achteraf zonder het account opnieuw aan te maken.
Tweede factor beschikbaar via toegangssleutel of via een code per e-mail.

Stap 03

De AMLCO aanduiden

De wet vereist een verantwoordelijke voor de naleving van de verplichtingen. In AML Company is die rol niet decoratief: enkel hij, samen met de beheerders en de eigenaar, heeft toegang tot de meldingen van vermoedens en mag ze indienen.

De AMLCO-rol keurt dossiers goed en beheert de waarschuwingen.
Medewerkers en gasten zien nooit een melding.
Een wissel van AMLCO wordt gelogd als elke andere gebeurtenis.

Stap 04

Het eerste dossier openen

Een dossier start van een ondernemingsnummer of van een natuurlijke persoon en volgt daarna de weg die de volgende secties beschrijven: identificatie, risicovragenlijst, screening, validatie.

Ontwerp, lopend, wachtend op goedkeuring, goedgekeurd of geweigerd.
Het dossier blijft wijzigbaar tot de goedkeuring en is nadien getraceerd.
Een onvolledig dossier kan niet per ongeluk worden goedgekeurd.

02Rollen en rechten

Vijf rollen, een wettelijke scheiding.

De rollen dienen niet alleen het comfort: artikel 55 van de wet van 18 september 2017 verbiedt te onthullen dat er een melding bestaat. De afscherming van de meldingen is dus een wettelijke verplichting, geen voorkeur van een beheerder.

Rol	Bereik	Meldingen
EigenaarOwner	Alles, inclusief de facturatie en het verwijderen van de organisatie.	Toegang
BeheerderAdmin	Team, opleidingen, API-sleutels, auditlogboek en facturatie. Kan de organisatie niet verwijderen.	Toegang
AMLCOAML officer	Dossiers, goedkeuringen, screening, waarschuwingen en rapporten. Beheert noch het team noch de facturatie.	Toegang
MedewerkerMember	Maakt en werkt dossiers, cliënten en vennootschappen bij. Kan niet goedkeuren.	Geen toegang
GastGuest	Enkel lezen op dossiers, cliënten, vennootschappen, documenten en opleidingen.	Geen toegang

03Voor u begint

Wat u bij de hand moet hebben.

Uw ondernemingsnummer, en dat van elke entiteit als u er meerdere beheert.
De naam van de persoon die als verantwoordelijke voor de naleving is aangeduid.
De beroepsadressen van de medewerkers die u uitnodigt, met de gewenste rol voor elk.
Uw categorie van onderworpen entiteit, als uw activiteit onder meerdere teksten valt.

Volgende sectie

Cliëntenonderzoek

De cliënt identificeren vanuit het KBO-register, de uiteindelijke begunstigden achterhalen en de bewijsstukken samenbrengen.

Sectie lezen