Screening van AML-medewerkers in België : betrouwbaarheid van personeel en verplichtingen 2027

Belangrijkste punten

• 1Artikel 9 van de WG/FT-wet van 18 september 2017 verplicht Belgische meldingsplichtige entiteiten uitsluitend medewerkers in dienst te nemen die voldoen aan de voorwaarden inzake betrouwbaarheid, en deze verificatie gedurende de gehele arbeidsrelatie vol te houden.
• 2De betrouwbaarheid omvat de afwezigheid van een strafrechtelijke veroordeling voor specifieke inbreuken (onvoorwaardelijke gevangenisstraf van ten minste zes maanden, boete van ten minste 2 500 euro wegens een WG/FT-overtreding) en de afwezigheid van een niet-gerehabiliteerd faillissement.
• 3De screening moet worden gedifferentieerd naar gelang van het risiconiveau: AMLCO en effectieve leiding als eerste prioriteit, medewerkers in cliëntencontact en analisten als tweede prioriteit.
• 4De AVG verbiedt de verwerking van strafrechtelijke gegevens voor AML-functies niet: de sectorale regelgeving vormt een erkende rechtsgrondslag, mits het evenredigheidsbeginsel in acht wordt genomen.
• 5Verordening (EU) 2024/1624 (AMLR), van toepassing vanaf 10 juli 2027, harmoniseert deze vereisten op EU-niveau en versterkt de verwachtingen op het vlak van procesdocumentatie.

Waarom de screening van AML-medewerkers een verplichting is en geen optie

Bij de meeste meldingsplichtige entiteiten wordt de screening van AML-medewerkers behandeld als een administratieve formaliteit: een vakje dat wordt aangevinkt bij indienstneming, vaak gedelegeerd aan Human Resources zonder expliciet verband met de WG/FT-verplichtingen. De juridische realiteit is anders.

Artikel 9 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme (WG/FT-wet) formuleert een resultaatsverplichting: meldingsplichtige entiteiten mogen uitsluitend medewerkers in dienst nemen die voldoen aan de voorwaarden inzake betrouwbaarheid, en moeten ervoor zorgen dat deze voorwaarden gedurende de gehele arbeidsrelatie vervuld blijven. Het gaat dus niet om een eenmalige screening bij indienstneming, maar om een doorlopend toezicht.

De Nationale Bank van België (NBB) en de FSMA verifiëren tijdens hun inspecties of dit proces formeel, gedocumenteerd en evenredig aan het risicoprofiel van de entiteit is. Het ontbreken van een schriftelijke procedure, of een procedure die enkel de AMLCO dekt en de relatiebeheerders negeert, vormt een niet-naleving die los van elk vastgesteld witwasincident gesanctioneerd kan worden.

Het juridisch kader voor de screening van AML-medewerkers in België

Wat de WG/FT-wet van 2017 oplegt

De wet van 18 september 2017 omschrijft in artikel 9 de betrouwbaarheidsvoorwaarden waaraan de betrokken medewerkers moeten voldoen. Een persoon voldoet niet aan deze voorwaarden indien hij ontzet is uit zijn burgerlijke en politieke rechten, failliet verklaard is zonder rehabilitatie, of in België of een andere EU-lidstaat een criminele straf, een onvoorwaardelijke gevangenisstraf van ten minste zes maanden voor bepaalde inbreuken, of een strafrechtelijke boete van ten minste 2 500 euro wegens overtreding van de WG/FT-wetgeving heeft opgelopen.

Deze criteria gelden niet alleen bij indienstneming, maar gedurende de gehele duur van de arbeidsrelatie. De entiteit moet een mechanisme invoeren waarmee elke wijziging in de situatie van een medewerker die de betrouwbaarheid kan aantasten, tijdig wordt gedetecteerd.

Voor de AMLCO en de effectieve leiding voegt de wet competentievereisten toe: adequate expertise, kennis van het Belgische WG/FT-regelgevend kader, voldoende beschikbaarheid en passende hiërarchische positie en bevoegdheden binnen de entiteit. Deze gecombineerde vereisten van competentie en betrouwbaarheid worden door de NBB of FSMA gecontroleerd bij de aanvang van de functie en kunnen later worden bevraagd tijdens controles.

Wat de AMLR 2024/1624 toevoegt vanaf 2027

Verordening (EU) 2024/1624, de zogenaamde AMLR, is vanaf 10 juli 2027 rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten, zonder nationale omzetting. De verordening harmoniseert en versterkt de betrouwbaarheidsvereisten voor personeel op meerdere punten. Medewerkers die AML-nalevingsfuncties uitoefenen (inclusief controles op het tweede niveau) zullen moeten voldoen aan betrouwbaarheidscriteria die passend zijn voor hun functies. Entiteiten zullen bovendien de effectiviteit van hun verificatieproces bij een audit moeten kunnen aantonen, wat het bijhouden van gedocumenteerde registers impliceert.

De door de Anti-witwasautoriteit (AMLA) gepubliceerde technische reguleringsnormen (RTS) zullen de praktische modaliteiten verder preciseren, met name voor grensoverschrijdende entiteiten.

Welke medewerkers screenen en op welk niveau

De verplichting geldt niet uniform voor alle personeelsleden. Een evenredige aanpak onderscheidt drie niveaus van blootstelling, die in het interne beleid van de entiteit moeten worden vastgelegd.

Criterium	Niveau	Betrokken profielen	Omvang van de screening	Frequentie
Niveau 1 : gevoelige functies	AMLCO, effectieve leiding, bestuurders met AML-verantwoordelijkheden	Betrouwbaarheid + competentie + strafregister + professionele referenties	Vóór aanvang functie, daarna jaarlijks
Niveau 2 : blootgestelde functies	Relatiebeheerders, risicoanalisten, medewerkers die meldingen van verdachte verrichtingen behandelen	Betrouwbaarheid + professionele referenties + strafregister indien gerechtvaardigd	Bij indienstneming, daarna bij functieverandering
Niveau 3 : toegang tot KYC-dossiers	Back-office, IT, onderaannemers met toegang tot cliëntendossiers	Betrouwbaarheid + professionele referenties	Bij indienstneming

De definitie van deze niveaus moet worden opgenomen in het HR-beleid voor AML (of in het algemeen nalevingsbeleid) en worden herzien bij elke update van de globale risicoanalyse, overeenkomstig de verplichtingen inzake globale AML-risicobeoordeling.

De toegestane verificaties: tussen reglementaire verplichting en AVG

Wat de AVG toestaat voor meldingsplichtige entiteiten

In België is de verwerking van gegevens uit het strafregister in principe onderworpen aan strikte voorwaarden (artikel 10 AVG, omgezet door de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens). De sectorale AML-regelgeving vormt echter een erkende rechtsgrondslag voor dit type verwerking, mits drie voorwaarden worden nageleefd.

De eerste is evenredigheid: de verificatie moet beperkt blijven tot de functies die werkelijk aan AML-risico's worden blootgesteld (niveaus 1 en 2 van de bovenstaande cartografie). De tweede is transparantie: het privacybeleid voor medewerkers en kandidaten moet deze aanpak, de doeleinden en de rechtsgrondslag vermelden. De derde betreft de bewaartermijn: het document uit het strafregister mag niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk voor de rekruteringsbeslissing of de verantwoording van een periodieke screeningsbeslissing.

Checklist van toegestane verificaties voor AML-functies

Toegestane verificaties naar gelang van het risiconiveau van de functie

• Aanvraag van een uittreksel uit het strafregister (model 595, het basismodel dat wordt afgeleverd wanneer de modellen 596-1 en 596-2 niet van toepassing zijn) bij de FOD Justitie, met voorafgaande informatie aan de kandidaat

• Verificatie van professionele referenties bij vorige werkgevers (beperken tot feitelijke gegevens: duur, functies, afwezigheid van tuchtrechtelijke incidenten met betrekking tot integriteit)

• Controle van de authenticiteit van gedeclareerde diploma's en beroepscertificaten

• Raadpleging van publieke beroepssancties (FSMA, NBB, OVB, IBR) voor gereglementeerde beroepen

• Screening op internationale sanctielijsten (EU, OFAC) voor elke medewerker met toegang tot cliëntengegevens

• Beperkte verificatie van vrijwillig openbaar gemaakte informatie op professionele netwerken (LinkedIn, sectorprofielen)

Het screeningsproces in de praktijk implementeren

De vier stappen van een conform betrouwbaarheidsproces

1. 1

   Vóór de vacature: het screeningsniveau bepalen

   Voorbereidingsfase

   De functiebeschrijving vermeldt het niveau van blootstelling aan AML-risico en de lijst van de te verrichten verificaties. Deze informatie wordt aan de kandidaten meegedeeld bij de publicatie van de vacature, overeenkomstig de transparantieverplichting van de AVG.

2. 2

   Bij indienstneming: verificaties uitvoeren en documenteren

   Vóór de aanvang van de functie

   De geplande verificaties worden uitgevoerd vóór de effectieve aanvang van de functie (of in de eerste weken voor snel in te vullen functies). Elk resultaat wordt vastgelegd in een intern screeningsregister met de datum, het type verificatie en de conclusie. Het strafregister wordt geanalyseerd en daarna verwijderd zonder archivering.

3. 3

   Tijdens de proefperiode: opleiding en eerste betrouwbaarheidsevaluatie

   Maand 1 tot 6

   De verplichte initiële AML-opleiding wordt gegeven. Na de proefperiode bevestigt de AMLCO of de hiërarchische verantwoordelijke formeel dat het profiel voldoet aan de betrouwbaarheidsvereisten van de functie.

4. 4

   Doorlopend toezicht: periodieke screening en beheer van incidenten

   Jaarlijks of op gebeurtenis

   Het screeningsregister wordt jaarlijks bijgewerkt voor de niveaus 1 en 2, of onmiddellijk bij een triggerende gebeurtenis (strafrechtelijke veroordeling, tuchtprocedure, intern signaal). Elke wijziging in de situatie wordt behandeld als een betrouwbaarheidsrisico dat opnieuw moet worden beoordeeld.

Wanneer een betrouwbaarheidsincident wordt vastgesteld

Wanneer een verificatie uitwijst dat een medewerker niet langer voldoet aan de vereiste betrouwbaarheidsvoorwaarden, moet de entiteit de AMLCO onmiddellijk informeren om de impact op de door deze medewerker beheerde dossiers te beoordelen. De toegang tot cliëntengegevens en AML-tools wordt opgeschort in afwachting van de HR-beslissing. De gebeurtenis wordt gedocumenteerd in het screeningsregister en, in voorkomend geval, in het register van AML-incidenten.

Indien de betrokken persoon zelf de AMLCO of een effectieve leidinggevende is, is de kennisgeving aan de toezichthouder (NBB of FSMA) verplicht overeenkomstig de toepasselijke meldingsvereisten. Het tijdig detecteren en correct beheren van een betrouwbaarheidsincident bewijst de robuustheid van het systeem: de toezichthouder ziet daarin een teken van AML-governancematuriteit, geen tekortkoming.

Meer informatie

De screening van medewerkers maakt deel uit van een ruimer AML-governancekader. Raadpleeg onze aanvullende artikels:

• Responsable conformité AML (AMLCO) en Belgique : missions et AMLR 2027 : de rol van de AMLCO in het toezicht op de betrouwbaarheid van het personeel.
• Formation du personnel AML en Belgique : obligation légale et programme conforme : hoe u screening en opleiding in uw AML-programma op elkaar afstemt.
• Contrôle interne AML en Belgique : programme de tests et audit interne : de opvolging van de betrouwbaarheid van het personeel integreren in uw interne controletests.
• Lanceurs d'alerte AML en Belgique : obligations, protection et canaux de signalement : wat uw medewerkers kunnen melden en hoe u hen beschermt.

Veelgestelde vragen

Is de screening van AML-medewerkers een wettelijke verplichting in België?

Ja. Artikel 9 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme (WG/FT-wet) verplicht meldingsplichtige entiteiten uitsluitend medewerkers in dienst te nemen die voldoen aan de voorwaarden inzake betrouwbaarheid, en erop toe te zien dat deze voorwaarden gedurende de gehele arbeidsrelatie vervuld blijven.

Welke betrouwbaarheidsvoorwaarden stelt de WG/FT-wet?

De wet vereist dat de betrokken medewerkers niet ontzet zijn uit hun burgerlijke en politieke rechten, niet failliet verklaard zijn zonder rehabilitatie, en niet veroordeeld zijn tot een criminele straf, een onvoorwaardelijke gevangenisstraf van ten minste zes maanden, of een strafrechtelijke boete van ten minste 2 500 euro wegens een overtreding van de WG/FT-wet, in België of in een andere EU-lidstaat.

Mag u het strafregister van een kandidaat raadplegen om diens betrouwbaarheid te verifiëren?

Ja, onder bepaalde voorwaarden. De AML-regelgeving vormt een erkende rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens uit het strafregister (art. 10 AVG en het Belgische sectorale uitzonderingskader). De entiteit dient de aanvraag te beperken tot functies die werkelijk aan AML-risico's worden blootgesteld, deze aanpak te vermelden in haar privacybeleid voor medewerkers, en het document niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor de rekruteringsbeslissing.

Welke medewerkers worden prioritair door de screeningsverplichting gedekt?

Op de eerste plaats: de AMLCO, de effectieve leiding en bestuursleden met AML-verantwoordelijkheden. Op de tweede plaats: relatiebeheerders, risicoanalisten en medewerkers die cliënten identificeren, risico's evalueren of meldingen van verdachte verrichtingen behandelen. Screening wordt ook aanbevolen voor elke nieuwe medewerker met toegang tot KYC-dossiers.

Wat verandert de AMLR 2024/1624 voor de screening van medewerkers?

Verordening (EU) 2024/1624, van toepassing vanaf 10 juli 2027, harmoniseert de betrouwbaarheidsvereisten voor medewerkers van meldingsplichtige entiteiten op EU-niveau. De verordening verduidelijkt dat medewerkers die AML-nalevingsfuncties uitoefenen, moeten voldoen aan betrouwbaarheidscriteria die passend zijn voor hun functies, en dat entiteiten de effectiviteit van hun verificatieproces bij een audit moeten kunnen aantonen.