Procédure interne de signalement des soupçons AML en Belgique : de la détection à la CTIF

Points clés à retenir

• 1La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (loi LBC/FT) impose à chaque entité assujettie de disposer d'un canal interne formalisé permettant à tout collaborateur de signaler un soupçon à l'AMLCO, sans avoir à le déclarer directement à la CTIF.
• 2La procédure interne couvre trois temps distincts : la détection et la remontée par le collaborateur, l'instruction et la décision par l'AMLCO, et la transmission à la CTIF via goAML si les éléments réunis justifient une déclaration de soupçon.
• 3L'AMLCO doit documenter chaque décision, y compris celle de ne pas déclarer : une décision non consignée est indéfendable lors d'un contrôle par la BNB, la FSMA ou un autre superviseur.
• 4Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable au 10 juillet 2027, renforce les exigences de formalisation, de traçabilité et de protection du signalant pour toutes les entités assujetties de l'Union européenne.
• 5Une procédure interne défendable repose sur trois piliers : un canal de remontée documenté et connu de tous les collaborateurs, un processus d'instruction AMLCO avec critères d'analyse explicites, et une conservation des dossiers de décision pendant dix ans.

Le maillon manquant entre la vigilance client et la déclaration CTIF

La plupart des entités assujetties belges ont investi dans leurs processus de vigilance : identification du client, vérification du bénéficiaire effectif, surveillance des transactions. Pourtant, un maillon reste fréquemment sous-documenté : la procédure interne de signalement des soupçons, c'est-à-dire le dispositif qui permet à un collaborateur qui détecte quelque chose d'anormal de le porter à la connaissance de l'AMLCO, de façon structurée, traçable et protégée.

Ce maillon est pourtant légalement obligatoire. L'article 10 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (loi LBC/FT) impose aux entités assujetties de disposer d'un canal de signalement interne accessible à l'ensemble de leurs collaborateurs. Son absence, ou son caractère purement formel, est l'une des non-conformités les plus fréquemment relevées lors des inspections de la Banque nationale de Belgique (BNB).

Cet article décrit comment articuler la procédure interne de signalement des soupçons AML en Belgique en trois temps : la détection, l'instruction AMLCO, et la décision de déclarer ou non à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF).

Temps 1 : la détection et la remontée par le collaborateur

Qui peut signaler, et sur quel fondement ?

Tout collaborateur de l'entité assujettie qui, dans l'exercice de ses fonctions, observe un fait ou une opération qu'il ne peut pas expliquer de manière satisfaisante au regard de sa connaissance du client ou de la finalité déclarée de la relation d'affaires, est fondé à déclencher un signalement interne. Il n'est pas requis d'avoir la certitude d'un soupçon constitué : le doute raisonnable suffit.

L'article 10 de la loi LBC/FT organise cette obligation de remontée et garantit que le collaborateur qui signale de bonne foi ne s'expose à aucune responsabilité civile, pénale ou disciplinaire, même si les éléments transmis s'avèrent insuffisants pour justifier une déclaration à la CTIF.

Le format du signalement interne

Pour être traçable, la remontée doit être documentée. La procédure interne doit préciser :

• le canal utilisé : formulaire électronique, outil de gestion des signalements, messagerie sécurisée vers l'AMLCO (jamais un canal non tracé comme la conversation orale sans compte rendu) ;
• les informations minimales que le collaborateur doit fournir : identité du client concerné, nature de l'opération ou du comportement suspect, date et montant si applicable, éléments contextuels qui alimentent le soupçon ;
• la confirmation que le signalement a bien été reçu par l'AMLCO, afin que le collaborateur puisse clore sa responsabilité de remontée.

Temps 2 : l'instruction du signalement par l'AMLCO

Le processus d'analyse

Dès réception du signalement, l'AMLCO procède à une instruction. Cette instruction consiste à confronter les éléments fournis par le collaborateur avec :

• le dossier de vigilance client : niveau de risque attribué, justification de la source des fonds, antécédents déclaratoires ;
• les informations disponibles sur les contreparties, les juridictions impliquées, et les typologies de blanchiment documentées par la CTIF dans son Vademecum ;
• la politique de risque et d'acceptation de la clientèle de l'entité, qui peut prévoir des critères d'escalade spécifiques (transactions dépassant un seuil, contreparties situées dans des pays à risque élevé, etc.).

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   Détection par le collaborateur

   Observation d'un fait, d'une opération ou d'un comportement inexplicable. Le collaborateur documente les éléments via le canal interne.

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   Signalement à l'AMLCO

   Transmission formalisée via le canal documenté de l'entité. Confirmation de réception.

3. 3

   Instruction par l'AMLCO

   Croisement avec le dossier de vigilance, les typologies CTIF, la politique de risque. Recherches complémentaires si nécessaire.

4. 4

   Décision documentée

   L'AMLCO décide de déclarer ou non à la CTIF, et consigne sa décision avec ses motifs.

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   Transmission via goAML (si déclaration)

   Déclaration de soupçon transmise à la CTIF via la plateforme goAML, avec les pièces justificatives.

6. 6

   Conservation et clôture

   Dossier de signalement conservé pendant dix ans minimum. Collaborateur informé de la clôture de son signalement, sans révéler la décision de déclaration.

La décision : déclarer ou ne pas déclarer

La décision de l'AMLCO comporte deux branches également importantes du point de vue de la conformité.

Si l'AMLCO décide de déclarer, il prépare la déclaration de soupçon et la transmet à la CTIF via goAML, la plateforme de déclaration en ligne de la CTIF. Le processus complet de déclaration à la CTIF fait l'objet d'un article dédié : délais légaux, contenu d'une déclaration recevable, immunité du déclarant.

Si l'AMLCO décide de ne pas déclarer, cette décision est tout aussi importante à documenter. La motivation doit être explicite : pourquoi les éléments réunis ne constituent-ils pas un soupçon suffisant au regard de la connaissance du client et de sa situation économique ? Une décision de non-déclaration consignée est une preuve de diligence ; une absence de trace est une preuve d'absence de traitement.

Temps 3 : la déclaration à la CTIF et la protection du processus

Le principe d'interdiction de divulgation

Une fois la décision de déclarer prise, l'entité entre dans le champ de l'interdiction de divulgation (art. 55 de la loi LBC/FT). Il est interdit d'informer le client, ou tout tiers susceptible de le prévenir, que des informations le concernant ont été transmises à la CTIF ou qu'une enquête est en cours. Cette interdiction s'applique à l'AMLCO, au collaborateur signalant, et à l'ensemble des personnes informées de la démarche.

L'article dédié à l'interdiction de divulgation (tipping-off) détaille les exceptions prévues par la loi, notamment pour les échanges intragroupe et les communications entre confrères dans le cadre des professions réglementées.

Ce que fait le collaborateur après le signalement

Le collaborateur doit être informé que son signalement a été traité, mais pas de la décision prise (déclaration ou non). Cette séparation protège l'intégrité de la procédure et l'immunité de l'entité. En parallèle, aucune mesure disciplinaire, aucune pression et aucune forme de rétorsion ne peut être exercée à l'encontre du collaborateur signalant de bonne foi, même si les éléments fournis se révèlent insuffisants après instruction.

Critère	Situation	Obligation de l'AMLCO	Canal
Opération déjà exécutée	Déclaration sans délai injustifié à la CTIF	goAML
Opération non encore exécutée (soupçon constitué)	Déclaration avant exécution, sauf si report impossible	goAML + instruction interne urgente
Soupçon insuffisamment étayé	Non-déclaration documentée avec motifs	Dossier interne conservé 10 ans
Signalement infondé (après instruction)	Classement sans suite documenté	Dossier interne conservé 10 ans

Ce que l'AMLR 2027 renforce en matière de procédures internes

L'exigence de formalisation proportionnée

Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable au 10 juillet 2027, reprend et renforce les exigences de la loi LBC/FT en matière de procédures internes. Son article 9 impose à chaque entité assujettie de disposer de politiques, de contrôles et de procédures documentés, proportionnés à la nature et à la taille de l'entité. Son article 14 impose spécifiquement des canaux internes de signalement permettant aux collaborateurs de rapporter des infractions potentielles à l'obligation AML/CFT. La proportionnalité est codifiée : une entité de petite taille n'est pas tenue d'une procédure aussi complexe qu'un groupe bancaire multinational, mais elle doit pouvoir démontrer que son dispositif est adapté à ses risques effectifs.

La protection renforcée du signalant

L'AMLR aligne la protection du collaborateur qui signale en interne sur celle prévue par la directive 2019/1937 relative aux lanceurs d'alerte. Concrètement, l'entité assujettie devra, à compter de juillet 2027 :

• maintenir un canal sécurisé permettant l'anonymat du signalant si celui-ci le souhaite ;
• interdire explicitement toute mesure de rétorsion, y compris les mesures indirectes (changement de poste, évaluation défavorable, non-renouvellement de contrat à durée déterminée) ;
• informer le signalant, dans un délai raisonnable, de la suite réservée à son signalement, dans le respect du secret de la procédure.

L'article sur la gouvernance AML et le rôle de l'AMLCO en Belgique détaille les missions et les pouvoirs de l'AMLCO dans ce nouveau cadre réglementaire.

La mise à jour et le test des procédures

L'AMLR impose également que les procédures internes soient révisées périodiquement et testées. Un test de procédure de signalement peut prendre la forme d'un scénario fictif soumis à un collaborateur volontaire ou d'une simulation d'incident dans le cadre du programme de contrôle interne. Les résultats du test doivent être documentés et les lacunes identifiées, corrigées avant le prochain cycle de contrôle.

Checklist : les éléments d'une procédure interne défendable

Procédure interne de signalement des soupçons : vérification de conformité

• Le canal de signalement interne est documenté dans la procédure AML et communiqué à l'ensemble des collaborateurs lors de leur intégration et lors des formations périodiques.

• Le formulaire ou l'outil de remontée collecte les informations minimales requises : identité du client, nature du fait suspect, date, montant, contexte.

• Chaque signalement reçu est enregistré dans un registre ou un outil traçable, avec la date de réception et le numéro de dossier attribué.

• L'AMLCO instruit chaque signalement en croisant les éléments avec le dossier de vigilance et les typologies CTIF, et documente sa décision (déclarer ou non) avec les motifs explicites.

• En cas de déclaration, la transmission via goAML est effectuée sans délai injustifié et la référence CTIF est conservée dans le dossier.

• En cas de non-déclaration, le motif est consigné et le dossier conservé dix ans.

• Le collaborateur signalant est informé de la clôture de son signalement sans révéler la décision de déclaration.

• La procédure est testée au moins une fois par an dans le cadre du programme de contrôle interne, et les résultats sont documentés.

• Aucune mesure de rétorsion n'est exercée contre un collaborateur signalant de bonne foi : la procédure le stipule explicitement.

Pour aller plus loin

La procédure interne de signalement n'est qu'un maillon du dispositif global. Les articles suivants couvrent les étapes amont et aval :

• Déclaration de soupçon à la CTIF : procédure, goAML et délais en 2026 : le guide complet de la transmission externe, du contenu d'une déclaration recevable et de l'immunité du déclarant.
• Interdiction de divulgation AML en Belgique : le tipping-off et ses exceptions : ce que l'entité peut et ne peut pas dire une fois la décision de déclarer prise.
• Gouvernance AML et responsable de conformité AMLCO en Belgique : les missions, les pouvoirs et les responsabilités de l'AMLCO sous l'AMLR 2027.
• Formation du personnel AML en Belgique : obligation légale et programme conforme : comment former les collaborateurs à la détection des signaux d'alerte et à l'utilisation du canal interne.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une procédure interne de signalement des soupçons AML ?

C'est le protocole formel qui décrit comment un collaborateur d'une entité assujettie doit porter à la connaissance de l'AMLCO un fait ou une opération qui lui paraît suspect. Elle couvre les canaux de remontée, les délais internes, le format de documentation, le processus de décision de l'AMLCO et les conditions de la déclaration à la CTIF. La loi du 18 septembre 2017 (art. 10) impose que chaque entité assujettie dispose d'un tel canal de signalement interne.

Qui peut déclencher un signalement interne de soupçon ?

Tout collaborateur de l'entité assujettie qui, dans l'exercice de ses fonctions, détecte une opération, une situation ou un comportement client évoquant un risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. La procédure interne doit garantir la confidentialité de l'identité du signalant vis-à-vis des tiers, et aucune pression ni mesure de rétorsion ne peut être exercée contre un collaborateur de bonne foi.

Quel est le rôle de l'AMLCO dans le traitement d'un signalement interne ?

L'AMLCO reçoit le signalement, l'instruit en croisant les éléments fournis avec le dossier de vigilance client et la politique de risque de l'entité, et décide si les éléments justifient une déclaration à la CTIF. Il doit documenter sa décision que la déclaration soit faite ou non. En cas de déclaration, il transmet via goAML. En cas de non-déclaration, il consigne le motif et conserve la documentation pendant la durée légale.

Dans quel délai l'AMLCO doit-il traiter un signalement et, le cas échéant, le transmettre à la CTIF ?

La loi LBC/FT impose la transmission à la CTIF 'sans délai injustifié'. Pour les opérations non encore exécutées, la déclaration précède l'exécution si l'entité soupçonne que l'opération porte sur des avoirs d'origine illicite. Aucun délai interne chiffré n'est fixé par la loi, mais les bonnes pratiques recommandent une instruction AMLCO sous 48 heures pour les cas courants et une réaction immédiate pour les situations urgentes ou à risque élevé.

L'AMLR 2027 modifie-t-il les obligations relatives à la procédure interne de signalement ?

Oui. Le règlement (UE) 2024/1624 (AMLR), applicable au 10 juillet 2027, impose à toutes les entités assujetties de disposer de politiques et procédures internes documentées (art. 9) ainsi que de canaux de signalement internes spécifiques pour les collaborateurs (art. 14). Ces dispositifs doivent être formalisés, accessibles, confidentiels et proportionnés à la taille de l'entité. L'AMLR renforce également la protection des collaborateurs qui signalent de bonne foi, en alignant le régime sur la directive européenne relative aux lanceurs d'alerte (2019/1937).

Comment protéger le collaborateur qui remonte un soupçon en interne ?

La loi LBC/FT interdit toute menace, pression, acte hostile ou discrimination à l'encontre d'un collaborateur qui effectue un signalement interne de bonne foi. L'entité doit garantir la confidentialité de son identité. L'AMLR 2027 renforce cette protection et l'étend aux collaborateurs des entités soumises à supervision indirecte. Voir également notre article sur la protection des lanceurs d'alerte AML en Belgique.