01
Vermoeden
Het kantoor stelt vast
De elementen worden verzameld en gedateerd in het dossier: wat werd vastgesteld, wanneer, en bij welke handeling binnen het toepassingsgebied.
KantoorOnderworpen per handeling,
niet voor het hele kantoor.
De advocaat valt pas onder de wet wanneer hij welbepaalde handelingen stelt voor rekening van een cliënt. AML Company trekt eerst die grens en past de waakzaamheid daarna enkel toe aan de juiste kant ervan.
Controleer een cliënt-vennootschap
ToepassingsgebiedBeroepsgeheimVia de stafhouderAuditspoor
Kwalificatie van het dossier
Cliënt · participatievennootschap
- Oprichting van een dochtervennootschapBinnen het toepassingsgebied
- Overdracht van aandelenBinnen het toepassingsgebied
- Beheer van gelden voor de cliëntBinnen het toepassingsgebied
- Fiscaal adviesBuiten het toepassingsgebied
- Verdediging voor de rechtbankBuiten het toepassingsgebied
Waakzaamheid geactiveerdGemiddeld
Het traject van de melding
Een vermoeden gaat nooit rechtstreeks naar de CFI
Voor de advocaat loopt de melding via de stafhouder van de Orde (art. 52). Die omweg is geen formaliteit: hij vrijwaart het beroepsgeheim daar waar het blijft gelden.
02
Filter
De stafhouder onderzoekt
De stafhouder gaat na of de handeling wel degelijk onder de wet valt vóór enige doorgifte. Informatie die door het beroepsgeheim gedekt is, hoeft het kantoor niet te verlaten.
Orde03
Doorgegeven
De CFI ontvangt
De doorgifte is die van de stafhouder, niet de uwe. Het kantoor moet wel kunnen aantonen wat het heeft vastgesteld en op welke datum.
CFIDe filter van artikel 5, §1, 28°
Vijf handelingen brengen een dossier
binnen het toepassingsgebied.
Buiten die lijst geldt de antiwitwaswaakzaamheid niet. AML Company kwalificeert het dossier bij de opening, zodat het kantoor meteen weet aan welke kant het staat.
Binnen het toepassingsgebied
- 01Aankoop of verkoop van onroerend goed
- 02Aankoop of verkoop van ondernemingen
- 03Beheer van gelden, effecten of andere activa
- 04Opening of beheer van rekeningen
- 05Oprichting, beheer of bestuur van vennootschappen en soortgelijke structuren
Buiten het toepassingsgebied
- Beoordeling van de rechtspositie van de cliënt
- Verdediging of vertegenwoordiging in rechte
- Advies over het instellen of vermijden van een procedure
Informatie die in die situaties wordt ontvangen, blijft gedekt door het beroepsgeheim en hoeft niet te worden gemeld.
Het beroepsgeheim is geen uitzondering op de wet. Het is haar omtrek.
Een kantoor dat in orde is, meldt niet méér: het kan aantonen waar de grens loopt, dossier per dossier, en waarom.
Waakzaamheid op maat
Een dossier binnen het toepassingsgebied
vraagt niet altijd dezelfde waakzaamheid.
Eenmaal de grens getrokken, wordt de intensiteit berekend. AML Company beoordeelt de cliënt, de constructie en de geografie, en past de maatregelen daaraan aan.
Gewoon dossier
Laag- Cliënt met verblijf in België, bekend bij het kantoor
- Eenmalige en gedocumenteerde verrichting
- Eenvoudige eigendomsstructuur
Waakzaamheid
Vereenvoudigde waakzaamheid
Dossier om op te volgen
Gemiddeld- Cliënt is een recent opgerichte rechtspersoon
- Constructie met meerdere niveaus
- Grensoverschrijdende geldstromen
Waakzaamheid
Standaardwaakzaamheid
Gevoelig dossier
Hoog- Politiek prominente cliënt (PEP)
- Rechtsgebied met hoog risico
- Niet-verifieerbare herkomst van de gelden
Waakzaamheid
Verscherpte waakzaamheid (EDD)
Platform
De naleving,
zonder het beroepsgeheim te verlaten.
Elke verplichting van de onderworpen advocaat heeft haar module, ontworpen voor een kantoor en niet voor een bancaire compliancedienst.
Kwalificatie van het dossier bij de opening
Enkele vragen volstaan om een dossier binnen of buiten het toepassingsgebied te situeren, en het antwoord wordt bewaard met zijn motivering.
Art. 5, §1, 28°Spoor van de beslissing
Identificatie van de cliënt
Is de cliënt een rechtspersoon, dan voedt zijn KBO-fiche (rechtsvorm, zetel, bestuurders, activiteit) het dossier zonder overtypen.
KBOBtw · NACEZonder overtypen
Uiteindelijke begunstigden
De eigendomsketen wordt uitgevouwen en naast het UBO-register gelegd, ook bij tussengeschoven structuren.
UBO-registerEigendomsketen
Sancties en PEP
De cliënt en zijn uiteindelijke begunstigden worden gescreend tegen de sanctielijsten en de PEP-statussen.
SanctiesPEP
Nota klaar voor de stafhouder
De elementen, de data en de stukken worden samengebracht in één nota, over te maken aan de stafhouder en te bewaren op kantoor.
StafhouderArt. 52Tijdstempel
Afscherming van de dossiers
De toegangsrechten volgen de organisatie van het kantoor: elke medewerker ziet de dossiers die hem aanbelangen, en niets anders.
RollenAfgeschermde toegangToegangslogboek
Wat de wet verwacht
Uw verplichtingen,
wanneer ze van toepassing zijn.
Zodra een dossier binnen het toepassingsgebied valt, geldt de volledige basis van waakzaamheid. AML Company doorloopt ze in begeleide stappen en stopt aan de grens van het beroepsgeheim.
Wettelijke basis: art. 5, §1, 28° van de wet van 18 september 2017
Toepassingsgebied: Aankoop of verkoop van onroerend goed of van ondernemingen, beheer van geld of activa, opening of beheer van rekeningen, oprichting of leiding van vennootschappen en gelijkaardige structuren. Een eventuele melding loopt via de stafhouder (art. 52).
Algemene informatie op basis van het Belgische kader; dit is geen juridisch advies.
- Identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënt (KYC)
- Identificatie van de uiteindelijke begunstigden (UBO-register)
- Beoordeling van de risico's op witwassen en terrorismefinanciering
- Doorlopende waakzaamheid en monitoring van de verrichtingen
- Melding van vermoedens aan de CFI
- Bewaring van de documenten en aanstelling van een AMLCO
Veelgestelde vragen
De balie
en de strijd tegen witwassen.
Is een advocaat een onderworpen entiteit?
Gedeeltelijk. De advocaat is enkel onderworpen wanneer hij welbepaalde handelingen stelt voor rekening van zijn cliënt: aankoop of verkoop van onroerend goed of ondernemingen, beheer van gelden of activa, opening of beheer van rekeningen, oprichting of bestuur van vennootschappen en soortgelijke structuren (art. 5, §1, 28° van de wet van 18 september 2017).
Verdwijnt het beroepsgeheim in die dossiers?
Nee. De wet laat informatie buiten beschouwing die wordt ontvangen bij de beoordeling van de rechtspositie van de cliënt, en bij zijn verdediging of vertegenwoordiging in rechte. Die informatie hoeft niet te worden gemeld.
Aan wie wordt een melding van vermoeden gericht?
Aan de stafhouder van de Orde waartoe de advocaat behoort, die in voorkomend geval doorgeeft aan de CFI (art. 52). De melding vertrekt nooit rechtstreeks vanuit het kantoor.
Is er voor elke cliënt een waakzaamheidsdossier nodig?
Enkel voor de dossiers die onder het toepassingsgebied vallen. Daarom telt de kwalificatie bij de opening even zwaar als de waakzaamheid zelf: ze documenteert ook de dossiers waarvoor u niets moest doen.
Starten
Trek de grens één keer.
Houd ze daarna aan.
Kwalificeer in enkele minuten een eerste dossier en zie wat het platform bewaart, en wat het bewust buiten beeld laat. Installatie en migratie gratis voor Belgische kantoren.