0208Vigilance client

Savoir qui est en face, et qui décide derrière.

La vigilance à l’égard du client ne se résume pas à une copie de carte d’identité. Elle demande de rattacher la personne en face à une entité connue, de remonter jusqu’à ceux qui la contrôlent réellement, et de garder la trace de ce qui a servi à l’établir.

01Ce que la loi demande

Trois questions avant toute relation.

La loi du 18 septembre 2017 ne demande pas des documents, elle demande des réponses. AML Company organise le dossier autour de ces trois questions plutôt qu’autour d’une liste de pièces à cocher.

Qui est le client

Une entité, pas un nom. Le dossier part du numéro d’entreprise et la fiche BCE fournit la dénomination, la forme juridique, le siège et l’NACE. La donnée légale vient de la source officielle, donc une dénomination périmée se voit au lieu de se recopier.

Qui le contrôle

Les bénéficiaires effectifs, personnes physiques, avec leur part de capital ou la nature de leur contrôle. Une société détenue par une autre société n’est pas une réponse : il faut remonter jusqu’aux personnes.

Ce que le client vient faire

L’objet et la nature de la relation, qui déterminent ce qui sera normal par la suite. Sans cette réponse, aucune opération ne peut être qualifiée d’inhabituelle, et la surveillance continue n’a plus de référence.

Dossier client · Actif

Beprosoft Venture SRL

Santé financière87/100

BCE

0675.566.990

TVA

BE0675566990

NACE

62.010

Forme

SRL

Siège

Bruxelles

Risque

Faible

12.04

Score mis à jour+4 pts · dépôt CBSO (BNB)

02.04

UBO confirméRegistre UBO · SPF Finances

18.03

Rapport FSMA généréPDF signé · 3 pages

02Bénéficiaires effectifs

Ce que le dossier retient de chaque personne.

Les champs ci-dessous ne sont pas une préférence de formulaire : ce sont les éléments qu’une déclaration à la CTIF exige plus tard. Les collecter à l’entrée en relation évite de courir après une date de naissance le jour où il faut déclarer.

01Nom, prénom, date et lieu de naissance
02Pays de naissance, nationalité, pays de résidence
03Type et numéro de pièce d’identité, date d’expiration
04Adresse complète, avec boîte et pays
05Part du capital détenue
06Rôle exercé dans la société
07Exposition politique

Zéro pour cent est une réponse valable

Un bénéficiaire effectif par le contrôle, dirigeant principal ou contrôle par d’autres moyens, ne détient aucune part. Refuser la valeur zéro rendrait cette catégorie impossible à déclarer, alors que c’est précisément celle qui compte quand la détention est éclatée.

03Pièces justificatives

Quatre catégories, un stockage signé.

Chaque pièce est classée dans une catégorie et rattachée au client, à la société, au bénéficiaire ou au dossier. Les fichiers ne transitent pas par l’application : le navigateur les dépose directement sur un stockage chiffré via une URL signée à durée limitée.

Identité

Cartes d’identité, passeports et titres de séjour des personnes physiques du dossier.

Société

Statuts, publications au Moniteur, registre des parts, organigramme de détention.

Contrat

Lettre de mission, mandat, convention qui fonde la relation d’affaires.

Autre

Preuve d’adresse, justificatif d’origine des fonds, toute pièce demandée en vigilance renforcée.

04Vérification à distance

Quand la personne n’est pas dans la pièce.

Une entrée en relation à distance demande davantage qu’un scan reçu par courriel. AML Company ouvre une vérification d’identité que la personne réalise elle-même, depuis son téléphone, et dont le résultat revient dans le dossier.

Un lien à durée limitée, ou un code QR à présenter, sans compte à créer pour la personne vérifiée.
Vérification par itsme pour les résidents belges, ou par pièce d’identité et contrôle du vivant.
Le résultat est rattaché au bénéficiaire concerné, avec sa date, et reste consultable ensuite.
Une vérification peut aussi être ouverte seule, hors dossier, pour un contrôle ponctuel.