0108Prise en main

Quatre étapes avant votre premier dossier.

Comptez une vingtaine de minutes pour un cabinet qui connaît son organigramme. Rien n’est définitif : le secteur, les rôles et les membres se modifient ensuite depuis les paramètres.

01Installation

De la création du compte au premier dossier.

Étape 01

Créer l’organisation

Un compte personnel, puis une organisation qui porte votre entité assujettie. Saisissez votre numéro d’entreprise : la fiche BCE pré-remplit la dénomination, la forme juridique et le siège, donc la donnée légale ne vient pas d’une saisie manuelle.

Numéro d’entreprise, puis contrôle de la fiche BCE pré-remplie.
Catégorie d’assujetti : elle détermine le questionnaire de risque de tous vos dossiers.
Une organisation par entité juridique, pas par bureau ni par associé.

Étape 02

Inviter l’équipe

Les invitations partent par courriel depuis les paramètres, section Équipe. Chaque membre arrive avec un rôle, et le rôle décide de ce qu’il voit avant de décider de ce qu’il peut faire.

Une invitation par adresse professionnelle, révocable à tout moment.
Le rôle se change après coup sans recréer le compte.
Second facteur disponible par clé d’accès ou par code envoyé par courriel.

Étape 03

Désigner l’AMLCO

La loi impose un responsable du respect des obligations. Dans AML Company, ce rôle n’est pas décoratif : lui seul, avec les administrateurs et le propriétaire, accède aux déclarations de soupçon et peut les déposer.

Le rôle AMLCO approuve les dossiers et gère les alertes.
Les collaborateurs et les invités ne voient aucune déclaration, jamais.
Le changement d’AMLCO est journalisé comme tout autre événement.

Étape 04

Ouvrir le premier dossier

Un dossier part d’un numéro d’entreprise ou d’une personne physique, puis suit le parcours documenté dans les sections suivantes : identification, questionnaire de risque, screening, validation.

Brouillon, en cours, en attente d’approbation, approuvé ou refusé.
Le dossier reste modifiable jusqu’à l’approbation, tracé après.
Un dossier incomplet ne peut pas être approuvé par erreur.

02Rôles et permissions

Cinq rôles, un cloisonnement légal.

Les rôles ne servent pas seulement au confort : l’article 55 de la loi du 18 septembre 2017 interdit de révéler qu’une déclaration existe. Le cloisonnement des déclarations est donc une contrainte légale, pas une préférence d’administrateur.

Rôle	Périmètre	Déclarations
PropriétaireOwner	Tout, y compris la facturation et la suppression de l’organisation.	Accès
AdministrateurAdmin	Équipe, formations, clés API, journal d’audit et facturation. Ne peut pas supprimer l’organisation.	Accès
AMLCOAML officer	Dossiers, approbations, screening, alertes et rapports. Ne gère ni l’équipe ni la facturation.	Accès
CollaborateurMember	Crée et met à jour dossiers, clients et sociétés. Ne peut pas approuver.	Aucun accès
InvitéGuest	Lecture seule sur les dossiers, clients, sociétés, documents et formations.	Aucun accès

03Avant de commencer

Ce qu’il faut avoir sous la main.

Votre numéro d’entreprise, et celui de chaque entité si vous en gérez plusieurs.
Le nom de la personne désignée responsable du respect des obligations.
Les adresses professionnelles des collaborateurs à inviter, avec le rôle voulu pour chacun.
Votre catégorie d’assujetti, si votre activité relève de plusieurs textes.

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Vigilance client

Identifier le client depuis le registre BCE, remonter aux bénéficiaires effectifs et rassembler les pièces justificatives.

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