Le nom d’un sujet déclaré n’apparaît pas
Le journal est consultable plus largement que les déclarations. Y écrire le nom d’une personne déclarée reviendrait à révéler par la bande ce que l’article 55 interdit de divulguer.
0708Conformité et audit
Une piste d’audit se constitue en avançant.
Le jour d’une inspection, ce qui compte n’est pas ce que vous avez fait mais ce que vous pouvez montrer. Le journal se remplit tout seul, à condition que le travail passe par l’outil.
01Le journal
Quatorze actions, toutes horodatées.
Chaque entrée porte l’auteur, son adresse électronique, l’action, l’entité concernée, l’issue et l’horodatage. Les changements de valeurs sont conservés à part, si bien qu’on lit l’avant et l’après plutôt qu’un simple « modifié ».
Actions journalisées
- Création
- Consultation
- Modification
- Suppression
- Connexion
- Déconnexion
- Export
- Approbation
- Refus
- Invitation
- Révocation
- Transfert
- Paramètres
- Permissions
| Horodatage | Auteur | Action | Entité |
|---|---|---|---|
| 12.04 09:14 | [email protected] | APPROVE | OnboardingDossier approuvé après validation à quatre yeux |
| 12.04 11:02 | visiteur (lien hébergé) | VIEW | OnboardingConsultation par un tiers sans compte, tracée nominativement |
| 12.04 16:37 | [email protected] | EXPORT | AuditLogÉchec conservé avec son message d’erreur, pas effacé |
La consultation est journalisée pour une raison précise : un visiteur sans compte qui ouvre un dossier par un lien hébergé doit laisser une trace nominative, sans quoi la lecture serait le seul geste invisible du système.
02Ce que le journal tait
Une piste d’audit n’est pas un fichier de tout.
Deux règles retirent volontairement de l’information du journal, parce qu’un journal trop bavard viole d’autres obligations que celles qu’il sert.
Un échec est enregistré comme un succès
L’issue de chaque action est conservée, réussite ou échec, avec le message d’erreur. Un journal qui ne garderait que ce qui a fonctionné donnerait une image fausse de ce qui s’est passé.
03Rapports
Ce qui se sort de la plateforme.
Un contrôle se prépare avec des documents, pas avec un accès invité à votre tableau de bord. Les exports sont eux-mêmes journalisés, donc on sait qui a sorti quoi.
01Le rapport de dossier reprend l’identification, le questionnaire, les résultats de criblage et la décision.
02Le journal d’audit s’exporte, filtré par période, par utilisateur, par type d’entité ou par action.
03Le suivi des formations produit l’état par collaborateur, avec les attestations délivrées.
04Chaque export laisse lui-même une entrée dans le journal, avec son auteur et sa date.
04Conservation
Chaque pièce a son propre calendrier.
Les durées ne se déduisent pas d’une règle unique, et surtout elles ne partent pas toutes du même événement. C’est pourquoi elles sont portées par les données elles-mêmes plutôt que par une politique globale.
Déclaration de soupçon
Dix ans à compter du dépôt
Son propre calendrier : elle survit au dossier dont elle vient et peut ne venir d’aucun dossier.
Résultat de criblage
Gelé, avec sa couverture
L’étendue des listes est stockée en clair avec le résultat, pour qu’une trace d’aujourd’hui ne se relise pas avec la couverture de demain.
Réponse au questionnaire
Avec son instantané de question
Une refonte ultérieure du questionnaire ne change pas la grille sur laquelle un dossier ancien a été noté.